Istotnie zarządzanie czasem, czy może raczej zarządzanie samym sobą w czasie, jest sporą dziedziną wiedzy. Jak zorientować się w setkach książek, pomysłów i narzędzi? Wystarczy skorzystać z polecanych przez nas i sprawdzonych w praktyce metod i rozwiązań umożliwiających zarządzanie czasem, zadaniami i organizację pracy nad złożonymi projektami.

Na wstępie należy zaznaczyć, że zarządzanie czasem jest naprawdę skuteczne wtedy, gdy jest związane z postawionymi sobie celami krótko- i długoterminowymi. Wyznaczanie celów to - wbrew pozorom - druga, całkiem szeroka dziedzina, którą również warto poznać. Wiąże się również ze sprawnym organizowaniem otoczenia w którym żyjemy i pracujemy oraz umiejętnością motywowania się do zajmowania się ważnymi sprawami. Zapewniam, że gdy raz odkryjesz tematyką rozwoju osobistego i zechcesz ją bliżej poznasz, to Twoim oczom ukaże się cudowny świat wielkich możliwości.

Gdy już mówimy o sprawach ważnych, to należy podkreślić, że podstawą do sprawnej organizacji jest umiejętność oddzielania spraw ważnych od nieistotnych. Jakie znaczenie będzie najlepsza organizacja czasu, jeżeli będziesz zajmować się rzeczami nieważnymi? Ułatwia to podział zadań na 4 części:

• A - zadania ważne i pilne,
• B - zadania ważne i mało pilne,
• C - zadania nieważne i pilne,
• D - zadania nieważne i mało pilne.

Rozkład ważności i pilności zadań przedstawia poniższa ilustracja:

Jakie wnioski możemy wyciągnąć z takiego podziału? Należy zawsze ograniczać liczbę zadań nieważnych. Gdy na dodatek nie są one pilne, to najprawdopodobniej można z nich zrezygnować. Stopniowo - jak podkreśla Stephen Covey w książce “7 nawyków skutecznego działania” należy przeznaczać coraz większą liczbę czasu na zadania ważne i mało pilne. Wielu z nas bowiem poświęca się głównie temu co pilne, ale to wykonywanie zadań z ćwiartki B jest podstawą sukcesu (jak lektura książki biznesowej albo nauka języka obcego).

Twórz listy zadań

Jednym z podstawowych narzędzi do zarządzania czasem są listy zadań do wykonania z angielskiego określane, jako to-do lists. W jaki sposób prowadzić listę zadań? Oczywiście możesz skorzystać ze zwykłej kartki i długopisu. Jednak w dłuższej perspektywie nie jest to zbyt wygodne. Warto więc pomyśleć o tworzeniu list przy użyciu komputera. Ułatwia to zarządzanie listą, przyspiesza usuwanie i dodawanie zadań, a lista jest zawsze przejrzysta i nie wymaga przepisywania. Jeżeli nie jesteś szczególnie wymagający to nawet zwykły plik tekstowy może być dla Ciebie wystarczający.

Widok utworzonych list w aplikacji http://www.tadalist.com

Dostępne są jednak działające online serwisy ułatwiające znacznie ułatwiające prowadzenie wielu list zadań. Jeden z najpopularniejszych to http://www.tadalist.com. Umożliwia szybkie tworzenie list i dodawanie do nich zadań. Łatwo oznaczysz każde zadanie, jako wykonane, a lista wykonanych zadań wyświetli się pod główną listą, co może mieć dodatkowe znaczenie motywujące. Listy mogą być zarówno prywatne, jak i publiczne, a o zmianach można informować osoby postronne mogą być informowane przez kanał RSS.

Innym rozwiązaniem jest wykorzystanie listy zadań w Gmailu. Od niedawna polska wersja aplikacji posiada dostęp do “laboratorium” w którym można włączać różnego rodzaju dodatki. Lista zadań jest jednym z nich. Po aktywowaniu dodatku wystarczy kliknąć w link “Lista zadań”, aby wyświetlić specjalny panel. Możesz stworzyć wiele różnych list oraz łatwo dodawać i usuwać zadania. Jak widać, jest to bardzo minimalistyczne rozwiązanie. Dodatkowo autorzy przygotowali specjalną wersję mobilną dostępną pod adresem http://gmail.com/tasks.

Lista zadań w Gmailu może być warta uwagi dla każdego, kto aktywnie korzysta z poczty elektronicznej

Inne narzędzia umożliwiające tworzenie list zadań to między innymi: http://roughunderbelly.com, http://www.toodledo.com i http://www.blablalist.com.

Wykorzystuj kalendarz

Drugim podstawowym narzędziem wszystkich adeptów sztuki zarządzania czasem jest kalendarz. Możesz wykorzystać tradycyjny, papierowy kalendarz kupiony w sklepie lub - co jest interesującym rozwiązaniem - wydrukować go samodzielnie. Na stronie http://www.diyplanner.com znajdziesz szablony podręcznego organizera w różnych formatach.

Korzystanie z papierowych kalendarzy bywa jednak trudne, a po roku pojawia się pytanie: co teraz zrobić z kalendarzem? Dlatego wiele osób docenia kalendarze prowadzone w formie elektronicznej - w urządzaniach typu PDA lub w komputerze. Jeden z darmowy programów umożliwiających stworzenie kalendarza to Mozilla Sunbird (http://www.mozilla.org/project…). Posiada sporo funkcji i jest prosty w użyciu. Doceni go każdy, kto używa innych produktów Mozilli.

Aktywni użytkownicy Gmaila polubili z kolei kalendarz Google (http://www.google.com/calendar…), który posiada tylko tyle opcji, ile trzeba, pozwala na dostęp z poziomu Gmaila, zarządzanie wieloma kalendarzami i udostępnianie niektórych z nich szerokiej publice. Niemniej osoby czułe na punkcie swojej prywatności powinny rozważyć, czy chcą zarówno pocztę elektroniczną, jak i kalendarz powierzać w opiekę jednej firmie.

Drugim kalendarzem działającym online, który polecamy jest http://30boxes.com w działaniu przypominający bardziej Sunbirda, niż kalendarz Google. Jest prosty w użyciu, umożliwia łatwe dodawanie spotkań i zadań oraz - co może być bardzo przydatne - drukowanie kalendarza do formy papierowej.

Zarządzaj projektami

Kolejnym istotnym elementem w naszym “przyborniku” jest oprogramowanie do zarządzania projektami. Ułatwia pracę nad złożonymi projektami wymagającymi zebrania różnego rodzaju notatek, ilustracji, zadań i tym podobnych elementów. Przy czym słowo “projekt” może być dowolnie rozumiane - projektem jest serwis internetowy, program, artykuł, książka, wypracowanie i tak dalej. Aplikacje tego typu szczególnie przydatne są przy pracach wymagających zaangażowania kilku osób.

Pierwszym rozwiązaniem na które warto zwrócić jest http://www.backpackit.com. Autorstwa ekipy z http://www.37signals.com. Tej samej, która uruchomiła omawiany wcześniej http://www.tadalist.com. Jest to jednak aplikacja komercyjna. Wersja dla jednego użytkownika kosztuje 7 USD miesięcznie, a wersja umożliwiająca wspólną pracę 6 użytkowników 24 USD miesięcznie. Nie jest to suma mała, jednak nie będzie wygórowana dla tych, którzy dzięki Bacpackowi osiągną określone, komercyjne korzyści.

Na stronie http://www.backpackit.com/tour opisano dokładnie oferowane funkcje BackPacka

Z kolei serwis http://projects.zoho.com oprócz posiadania płatnych kont posiada również wersję darmową umożliwiającą zarządzanie jednym projektem i składowanie do 100 MB plików. Nie ogranicza przy tym liczby użytkowników mogących uczestniczyć w projekcie. Jakie funkcje oferuje nam ZOHO Project? Są to chociażby: zarządzanie listami zadań i dzielenie ich na “kamienie milowe” projektu, kalendarz, możliwość zarządzania spotkaniami i dokumentami, graficzny wykres pokazujący postęp prac nad projektem czy forum dyskusyjne. Dla wielu z nas będzie to wystarczająca liczba funkcji.

Serwis http://projects.zoho.com jest dobrym narzędziem do zarządzania projektami

Alternatywą dla aplikacji działających poza twoją kontrolą może być program activeCollab: http://www.activecollab.com. Jest to narzędzie do zarządzania projektami, które możesz także uruchomić na własnym serwerze. Co ciekawe, chociaż obecne wersje programu są płatne, to wcześniej autor rozwijał go na wolnej licencji HPL. Dzięki temu starszą wersję udostępniamy do pobrania tutaj: LINK DO ACTIVECOLLAB.ZIP.

Na bazie darmowej wersji activeCollab powstał program ProjectPier: http://www.projectpier.org, który jest dalej rozwijany, jako wolne oprogramowanie.

Wdrażaj drobne narzędzia

To jeszcze nie koniec przydatnych narzędzi ułatwiających zarządzanie czasem. W internecie roi od różnych drobnych rozwiązań, które - choć są minimalistyczne - mogą się okazać niezwykle przydatne. Jedno z nich lista nawyków stworzona przez autora bloga Productivity501.com. Pobierzesz ją z tej strony: http://www.productivity501.com…. Ułatwia zarządzanie ważnymi nawykami gromadzonymi w ramach tematycznych list i pilnowania ich regularnego wykonywania. Posiadając na liście 5 nawyków związanych z rozwojem biznesu możesz postawić sobie za cel codzienne wykonanie minimum 2 z nich.

Lista ułatwiająca trzymanie się dobrych nawyków jest bardzo praktycznym rozwiązaniem

Czym jest GTD?

Metodologia Getting Thins Done opracowana przez Davida Allena zrewolucjonizowała zarządzanie czasem. W anglojęzycznej blogosferze wywołała duże poruszenie i wysyp blogów związanych z tematem produktywności (kilka z nich polecamy w ramce załączonej do artykułu). GTD to kompleksowa metodologia postępowania ze wszystkimi sprawami, którymi musimy się zająć. Posiada kilka charakterystycznych elementów:

1. Każda sprawa musi posiadać odzwierciedlenie w odpowiedniej liście. Możesz to być lista papierowa, prowadzona na komputerze lub równie dobrze stos książek na półce czekających na przeczytanie.
2. Każda sprawa, która wymaga wielu pojedynczych działań staje się projektem.
3. Każdy projekt musi mieć określoną następną akcję do wykonania w związku z nim.
4. Wszystko, co do Ciebie przychodzi (czy jest to informacja, czy nowe zadanie, czy przedmiot) trafia do skrzynki odbiorczej.
5. Jeśli wykonanie jakiegoś zadania zajmuje mniej, niż dwie minuty, wykonaj je od razu.
6. Wszystkie drobne kartki, wydruki, dokumenty i tym podobne elementy powinny znajdować się w podpisanych teczkach z materiałami lub teczce danego projektu.
7. Po wyjęciu czegoś ze skrzynki odbiorczej nie odkładaj tego z powrotem. Zapisz to na listę kiedyś/może, wykonaj, wpisz na listę zadań, odłóż do materiałów referencyjnych towarzyszących projektowi lub miejsca w którym gromadzisz tego typu informacje.

To tylko kilka głównych punktów metodologii GTD. Aby poznać ją szerzej, warto sięgnąć do książki “Getting Things Done, czyli sztuka bezstresowej efektywności” (patrz załączona ramka). Pomocny może być także artykuł w Wikipedii: http://pl.wikipedia.org/wiki/G… oraz dostępny za darmo fragment polskiego wydania książki, który możesz pobrać tutaj: ftp://ftp.helion.pl/online/gettin/gettin-6.pdf.

Niektórzy wykorzystują GTD tworząc papierowe listy projektów i najbliższych działań. Możesz je tworzyć na kartkach papieru, w tradycyjnych organizerach, wykorzystując opisany wcześniej DIY Planner lub korzystając z interesującej idei Hipster PDA. Jest to zbiór niedużych kartek zebranych razem przy pomocy zwykłego spinacza biurowego. Dokładniejszy opis w języku angielskim znajdziesz na stronie: http://www.43folders.com/2004/….

Jak używać GTD w komputerze?

Metodologia GTD jest idealna do stosowania przy użyciu narzędzi elektronicznych. Powstało wiele wartych uwagi aplikacji działających offline i online. Wśród darmowych programów warto zwrócić uwagę na aplikację ThinkingRock http://www.trgtd.com.au dostępną na platformy MacOs X, Linux i Windows. Posiada takie funkcje, jak…

ThinkingRock to darmowy program do używania metodologii GTD dostępny na kilka różnych platform

Z drugiej strony sporą popularnością cieszą się aplikacje działające online. Ułatwiają łatwy dostęp do danych z każdego miejsca na świecie i wymagają jedynie posiadania dostępu do przeglądarki internetowej (a często wystarczy odpowiednie urządzenie mobilne, np. kultowy. iPhone). Jednym z popularniejszych narzędzi tego typu jest http://www.rememberthemilk.com posiadający również polską wersję językową (jednak interfejs nie został przetłumaczony w 100%). Umożliwia po prostu tworzenie standardowych list to-do, ale także łatwą implementację metodologii GTD. Możliwości serwisu są spore, a ich pełne przedstawienie wymagałoby osobnego tekstu. Oczywiście podstawą są listy zadań. Możesz je planować na określony czas i korzystać z kalendarze. Zadania mogą posiadać określone priorytety oraz być oznaczane tagami. Na dodatek swoimi listami możesz się dzielić z innymi użytkownikami serwisu. Cały system jest prosty do zrozumienia, a technologia AJAX sprawia, że działa szybko i sprawnie.

Istnieją również płatne aplikacje, a niektóre z nich zostały specjalnie zaprojektowane dla wykorzystywania metod GTD. Jeden z przykładów do serwis http://www.nozbe.com. Umożliwia między innymi: tworzenie projektów, dodawanie do nich wielu działań, oznaczanie następnego działania, przechowywanie plików i dodawanie notatek, definiowanie kontekstów dla działań, wykorzystywanie kalendarza, czy określanie czasu potrzebnego do wykonania zadania.

Koszt usługi to w najtańszej wersji od 7 do 3,5 euro miesięcznie. Czy serwis jest tego wart? Zależy to oczywiście od Twoich potrzeb i zaawansowania w stosowaniu GTD. Jeżeli zależy Ci na aplikacji internetowej, a RememberTheMilk.com jest zbyt prostym rozwiązaniem, to Nozbe może się okazać dla Ciebie świetnym wyborem.

Artykul ukazał się na stronie: http://www.magazyninternet.pl/artykul/5349,1,panuj_nad_swoim_czasem.html

Autor: Paweł Tkaczykize

Krótko podsumowując: odbiorcy podążają za wzrokiem postaci. Jeżeli postać na grafice patrzy na odbiorcę, to on patrzy raczej na nią, niż reklamowany produkt! Jeśli jednak postać spojrzy “w bok” na produkt, to odbiorca reklamy równiez chętniej to uczyni Dla mnie to bardzo ważny wniosek mający praktyczne zastosowanie przy opracowywaniu grafik dla bannerów, reklam w newsletterach i innych kreacji.

Zamiast prowadzić mały sklep meblowy, może lepiej jak poprowadzisz hurtownie mebli? Błąd leży w użyciu słowa “mały”; dajesz wtedy słuchaczowi możliwość do interpretacji. Co oni uważają za “mały”? Dla Ciebie słowo mały może znaczyć, że możesz kierować firmą która zatrudnia 200 osób. Ale druga osoba myśli sobie “Szkoda że tylko daje sobie rade z firmą co zatrudnia mniej niż 20 osób; potrzebuje kogoś z większymi możliwościami.” Czy myślisz, że jak powiesz że prowadzisz firmę która nie jest mała, nie będziesz mógł się odgonić od wielkich firm? Myślę że jest to problem który większość z nas by chciało mieć.

Moja znajoma powiedziała mi że prowadzi małą firmę graficzna. Zapytałem się jej “Co robi duża firma graficzna czego ona nie robi?”. Na co ona, odpowiedziała: “Mają ładne duże biura i złotą listę klientów.” To wszystko. Biznes jest po to żeby dostarczyć klientowi coś wartościowego - nigdzie nie ma mowy o skórzanych fotelach.

Jakość obsługi klienta nie jest dyktowana przez wielkość listy wypłaceń tylko przez właściwe myślenie. Jeżeli chcesz złotą listę klientów przestań działać jak mały biznes i daj sobie trochę kredytu za swój talent. Jak tego nie zrobisz, nikt inny za Ciebie tego na pewno nie zrobi.

Autor: Adam Rachwal

* staje się bardziej wyjątkowa
* zyskuje dodatkową (często bardzo skuteczną) reklamę - korzysta z dobrych opinii, które roznoszą się droga pantoflową
* generuje większą sprzedaż
* łatwiej zdobywa lojalnych klientów
* pomaga przyciągnąć lepszych pracowników

Tylko co znaczy świetna obsługa? Czy jest to po prostu spełnianie życzeń klienta? Według Ari Weinzweig’a na świetną obsługę składają się takie rzeczy jak:

* Inspirująca, strategicznie uzasadniona i jasno udokumentowana wizja świetnej obsługi
* Silne, zorientowane na obsługę kierownictwo
* Jasne i dobrze sformułowane wymagania.
* Dobre szkolenia
* Upoważnienie personalu do podejmowania odpowiednich działań
* Dowody uznania i nagrody dla pracowników

Z kolei sposób przygotowania to tylko/aż 3 kroki:

1. Dowiedz się, czego pragnie Twój Klient.
2. Dostarcz mu dokładnie to, o co prosi, uprzejmie i z entuzjazmem.
3. Podejmij dla klienta specjalne starania.

W książce “Przewodnik Zingermana po obsłudze klienta”

Przewodnik Zingermana po obsłudze klienta

znajdziemy nie tylko przepis na dobrą obsługę, a także na efektywną rozpatrywanie reklamacji klientów. Książka napisana jest na podstawie ponad 20-letnich doświadczeń firmy Zingerman. Książkę polecam każdemu właścicielowi biznesu, a jeśli zatrudnia pracowników to najlepiej niech kupi kilka sztuk i wręczy je pracownikom. Tylko pamiętaj, że samo przeczytanie książki nic nie da. Trzeba też wdrożyć odpowiednie zasady. Jednak ten temat też jest poruszany w tej małej i skromnej książce, ale za to jak bardzo wartościowej.

PS. Jeśli ktoś się zastanawia co ma ta książka do tytułu bloga “Jak zdobyć pierwszy milion?” to niech zadzwoni do właścicieli Zingermana, a z pewnością dostanie odpowiedź.

[Ze strony: www.pierwszymilion.com.pl]

Być może rozróżnianie przedsiębiorcy od osoby przedsiębiorczej może wydawać się niepotrzebną i mało ciekawą wiedzą, ale umiejętność ta potrzebna Ci będzie do zapewnienia sobie wymarzonego życia.

Możesz całe życie ciężko pracować lub zarabiać pieniądze. Z tego zdania wynika, że nie trzeba ciężko lub nawet w ogóle pracować, aby zarabiać. Właśnie to umożliwia postawa przedsiębiorcza, i umiejętne wykorzystanie zasady „jak zarobić, by się nie narobić”.

Osoba przedsiębiorcza wyróżnia się od innych tym, że wie jak wykorzystywać otaczającą rzeczywistość do zdobycia określonych celów, np. zarabiania pieniędzy.

Dla przykładu kupowanie mieszkań może być zarówno opłacalne jak i nieopłacalne. Utrzymywanie mieszkania niesie ze sobą pewne koszty, ale osoby przedsiębiorcze ich nie ponoszą. Wiedzą i robią tak, by to inni je ponosili, dodatkowo zapełniając własne portfele. Jak?

W tej chwili raty spłacania kredytów mieszkaniowych są niższe niż cena ich wynajmowania. Co to znaczy? Możesz kupić mieszkanie, korzystając z kredytu, a czynsz, czyli pieniądze za wynajmowanie mieszkania wystarczą na regularne spłacanie rat z nawiązką. Możesz mieć co miesiąc dodatkowe kilkaset złotych, wynajmując zdobyte niemalże za darmo mieszkanie.

Po kilkunastu lub kilkudziesięciu latach (zależy od warunków kredytu) mieszkanie zostanie spłacone, a Ty dalej będziesz mógł otrzymywać pieniądze co miesiąc (tym razem większe o wartość comiesięcznej raty) lub sprzedać mieszkanie za kilkadziesiąt lub kilkaset tysięcy. Prawdopodobnie cena mieszkania po latach będzie jeszcze wyższa niż wcześniej.

Skoro to takie proste to dlaczego nie każdy z tego korzysta? Niektórzy po prostu wolą pracować, bo wydaje im się to bezpieczniejsze, tacy ludzie również są nam potrzebni. Umiejętność podejmowania ryzyka to kolejna z cech osób przedsiębiorczych.

Mimo tego, że wydaje się to mało prawdopodobne, ceny wynajmowania mieszkań mogłyby (niekorzystnie dla przedsiębiorcy) ulec zmianie. Osoba przedsiębiorcza musi umieć przystosowywać się do zmian, które następują. Równie ważne jest odpowiednie korzystanie z obecnych warunków, np. kupno mieszkania w mieście akademickim, gdzie znajduje się dużo studentów, chcących wynająć lokum.

Kolejna przedsiębiorcza umiejętność to przewidywanie przyszłych wydarzeń. Historia pokazuje nam, że na przestrzeni wieków wystąpiło już wiele załamań gospodarki. Możliwe, że w ciągu najbliższych kilku lub kilkunastu lat nastąpi wielki krach, ceny nieruchomości drastycznie spadną. W takich sytuacjach większość ludzi działa pod wpływem emocji, a nie rozumu.

Przedsiębiorcze osoby zarabiają na krachach, np. kupując mieszkania, w momencie, gdy inni zaczynają je sprzedawać, działają pod wpływem rozumu, a nie emocji. Potrafią odpowiednio zabezpieczyć i przygotować się do nadchodzącej przyszłości, aby krach nie spowodował u nich strat, ale zyski.

Wbrew wielu błędnym przekonaniom osoby przedsiębiorcze podejmują bardzo małe ryzyko, często dużo mniejsze niż zwykła praca na etacie, w której ryzykiem może być zwolnienie i niepewna emerytura.

Warto znać różnicę między osobą przedsiębiorczą a przedsiębiorcą. Kim jest więc przedsiębiorca? Kodeks Cywilny, głosi, że „Przedsiębiorca to podmiot prawa, który prowadzi we własnym imieniu działalność gospodarczą.” W naszym przypadku może to być osoba, prowadząca własną firmę, np. agencję nieruchomości.

Niestety wielu przedsiębiorców nie jest przedsiębiorcza. Z tego właśnie powodu 95% firm, w ciągu pierwszych 5 lat działalności zostaje zlikwidowana, a 95% z pozostałych, zostają zamykane w ciągu następnych 5 lat.

Należy zwrócić uwagę na to, że posiadanie działalności gospodarczej nie czyni z przedsiębiorcy osoby przedsiębiorczej. Można, więc stworzyć definicję, że przedsiębiorczość to zespół cech i właściwych zachowań, które umożliwiają osiągnięcie wymierzonych wcześniej celów. Czy będą to Twoje cele?

Podobnie jest ze szkoleniami. McDonaldyzacja zagościła także i pod szkoleniowe strzechy. Firmy szkoleniowe produkują taśmowe seminaria - opakowane i owszem, że aż dech zapiera. Zbudowane z zachodnio brzmiących frazesów i sloganów, bełkotu pojęć, otoczone marketingowym wianuszkiem wizji, że oto zajmują się nami najwybitniejsi eksperci. Wszystko tylko i wyłącznie aby szkolenie było “profi”. I przy okazji stało się doskonałym pretekstem do wyciśnięcia z nas kilkunastutysięcy złotych za dwudniowe spotkanie dla kadry, zespołu, teamu. Ile ono da? Tak naprawdę? A kogo to obchodzi? Zapakowane, opakowane, podane, skonsumowane. Temat odfajkowany. Aby się wszystkim lepiej spało - dorobi się ideologię o badaniu poziomu po’szkoleniowych kompetencji, ewaluacji kwalifikacji i tym podobne ankietowanie. Wszyscy napiszą glanc pomada a jak tak nie napiszą, to i tak, ogólne wnioski będą budujące. I jest OK.

Tymczasem, w tym wszystkim zapomina się o istocie sprawy. Uczestniku szkolenia. Efekt jest taki, że tworzymy w ten sposób golema. Pracownika, który uczestnicząc w iluś tam szkoleniach, z każdym wie mniej, jest mniej samodzielny a bardziej uzależniony od mcdonaldowej coca coli. I totalnie nie radzi sobie w kryzysie, w trudnej sytuacji, z wymagającym Klientem. A skoro sobie nie radzi to najwidoczniej potrzebuje szkolenia. Kolejnego. I tak kółko się zamyka. Koło jest genialne, bo toczy się i toczy. Tylko czy zdajecie sobie, drodzy menedżerowie zlecający szkolenia, kto za owo toczenie płaci?

[Ze strony: marekwojciechowski.bblog.pl]

Marcel Proust zdobył światową sławę pisząc siedmiotomowe dzieło “W poszukiwaniu straconego czasu”. Nie próbuj tego samego. I nie próbuj nadrabiać straconego czasu, bo życie to nie wyścig.

Moim zdaniem w ogóle nie warto zastanawiać się nad straconym czasem, ponieważ coś takiego nie istnieje. Jest tylko czas miniony, przeszły, w którym albo robiłeś coś miłego, pożytecznego, przynoszącego satysfakcję, albo nie. W każdym razie nie wymyślono jeszcze żadnego sposobu jego odzyskania. “To se ne vrati” - jak mówią bracia Czesi.

Dlatego zajmij się jak najlepszym wykorzystaniem czasu teraźniejszego - dzisiejszego dnia, tej właśnie godziny, minuty i sekundy. Tylko w ten sposób uchronisz się przed rozważaniami, które co prawda przynoszą sławę, ale dopiero pośmiertną.

[Ze strony: biz.blox.pl]

1. Jasno sprecyzuj swój zakres odpowiedzialności.
2. Sprowadź swoją pracę do realizacji prostych celów.
3. Podporządkuj swój porządek dnia realizacji tych celów.
4. Stwórz precyzyjny obraz swojego sukcesu.
5. Staraj się rozumieć oczekiwania przełożonego i współpracowników.
6. Systematycznie przyglądaj się swoim postępom.
7. Informuj innych o swoich dokonaniach.

[Ze strony: biz.blox.pl]

Od lutego br. rozpoczęło się pierwsze Ogólnopolskie Badanie Motywacji organizowane przez Advice Business Solutions we współpracy z portalem finansowym Bankier.pl. Na stronie www.systemywynagrodzen.pl dostępna jest ankieta, na podstawie której organizatorzy opracują raport na temat motywacji zawodowej w polskich przedsiębiorstwach i organizacjach budżetowych. Celem akcji jest zebranie informacji o tym, co i w jakim stopniu motywuje pracowników. Ważnym założeniem Badania Motywacji jest także zebranie informacji na temat najlepszych systemów motywacyjnych oraz pakietów pozafinansowych, jakie warto oferować pracownikom.

Z pierwszych, wstępnych wyników widać, że, po pierwsze, praca ma przede wszystkim spowodować uznanie innych. W drugiej kolejności ankietowani wymieniali zaspokojenie podstawowych potrzeb, takich jak jedzenie i mieszkanie. Na kolejnych miejscach wpisali terminowe wypłacanie wynagrodzenia. Z kolei jego wysokość była już mniej istotna, bo znalazła się dopiero na szóstym miejscu, po przyjaznej atmosferze, sympatycznych i życzliwych współpracownikach, dobrym kontakcie z przełożonym i poczuciu bezpieczeństwa pracy.

Dobry menedżer

Za właściwe opracowanie zasad motywowania i zarządzania zasobami ludzki w firmie odpowiedzialny jest menedżer. Od jego strategii zależy nie tylko sukces firmy, ale także kariera i przyszłość pracowników. Aby motywowanie okazało się skuteczne, muszą być spełnione określone kryteria dotyczące stosującego je menedżera. - To, co przede wszystkim należy robić w tym trudnym czasie, to zapewnić pracowniom poczucie bezpieczeństwa. Kluczową rolę odgrywają tu menedżerowie i ich postawa - uważa Barbara Kochańska-Mierzejewska, członek zarządu FPA Group. - Menedżerowie powinni kreować atmosferę stabilizacji i wspierać swoich pracowników - dodaje.

Menedżer musi być przekonany o słuszności wybranych celów i maksymalnie zaangażowany w ich realizację, ponieważ pracownicy wolą pracować z szefem pełnym entuzjazmu. Menedżer powinien swoim zachowaniem dawać przykład podwładnym. Jeśli sam spóźnia się do pracy, nigdy nie nauczy swoich pracowników punktualności.

Podstawą skutecznych działań motywacyjnych jest znajomość potrzeb pracowników i dopasowanie działań do ich oczekiwań. Dobrą metodą, oprócz rozmów z pracownikami, jest prowadzenie m.in. badań ankietowych gromadzących opinie pracowników i ich oczekiwania. Badania są zazwyczaj anonimowe. Na postawie analizy wyników menedżer może zbudować system motywacyjny, który najlepiej będzie odpowiadał oczekiwaniom i rzeczywistym potrzebom zatrudnionych. Na przykład pracownicy o wyższych kwalifikacjach, na wyższych stanowiskach bardziej cenią narzędzia niematerialne, a osoby, które dopiero rozpoczynają pracę, największą wagę przywiązują do świadczeń materialnych. Warto o tym pamiętać, ponieważ na pracownika, który nie zaspokoił swoich podstawowych potrzeb, nie będą działały żadne motywatory poza materialnymi.

Pracownicy, którzy znają cele organizacji, mają wizję jej funkcjonowania i swojego miejsca w niej, czują się bardziej zmotywowani. Z tego powodu menedżerowie powinni dążyć do włączenia podwładnych w działalność organizacji, pozwolić im na uczestnictwo w procesie podejmowania decyzji, dzięki czemu wpłyną na utożsamienie się z firmą, na emocjonalną identyfikację skutkującą wzrostem efektywności.

Motywacja przez premie

Stosowanie zachęt materialnych często zamiast motywować pracowników odnosi zupełnie odwrotny skutek - demotywuje. Do świadczeń materialnych zalicza się wynagrodzenie podstawowe, premie oraz nagrody. Aby były skutecznym bodźcem, muszą być sprawiedliwe, muszą uwzględniać kompetencje osoby, złożoność realizowanych zadań i efektywność. Gdy pracownik podniósł kwalifikacje lub otrzymał do realizacji trudniejsze zadania, powinien otrzymać podwyżkę wynagrodzenia na takim poziomie, aby była przez niego odczuwalna. Ważne jest, aby wzrost wynagrodzenia, w ramach możliwości przedsiębiorstwa, odpowiadał oczekiwaniom pracownika lub je przekraczał. Premia ma działanie motywacyjne jedynie wówczas, gdy pracownicy znają i akceptują kryteria jej przyznawania. Premie uznaniowe, pozbawione jasnych kryteriów przyznawania, stają się tylko powodem demotywowania.

Istotny jest także sposób przyznawania i wręczania nagród - powinny być przyznawane niezwłocznie, po odniesieniu przez pracownika sukcesu i wręczane w obecności zespołu.

Motywacja pozafinansowa

Motywacja pozafinansowa jest innym sposobem nagradzania pracowników za dobrą pracę. Ma szczególne znaczenie w okresie kryzysu gospodarczego, kiedy firmy ograniczają wydatki płacowe. Wyróżniającemu się pracownikowi lub menedżerowi pracodawca może przyznać np. samochód służbowy lub ryczałt za używanie auta prywatnego, może też dopłacać do biletów komunikacji miejskiej. Może partycypować w ochronie zdrowia przez opłacanie opieki medycznej w prywatnych placówkach oraz wykupić dodatkowe ubezpieczenia na życie. W ramach świadczeń związanych z rekreacją może sfinansować karnety na siłownię lub basen, dofinansować wakacje, zorganizować imprezę integracyjną.

Świadczenia edukacyjne mogą natomiast sprowadzać się do zwrotu kosztów związanych z kształceniem się pracowników na wyższych uczelniach, opłatą studiów podyplomowych, MBA, opłatą kursów języka obcego, szkoleń i konferencji specjalistycznych, umożliwianiem podjęcia zatrudnienia w oddziale firmy lub centrali za granicą.

Pracownicy bardzo cenią elastyczny lub nienormowany czas pracy. Część osób woli pracować w godzinach porannych, inni są bardziej efektywni w późnych godzinach popołudniowych. Dlatego możliwość dostosowania godzin pracy do osobistych preferencji jest znakomitym sposobem na lepsze wykonanie nałożonych zadań.

Kolejnym sposobem zmotywowania pracownika jest umożliwienie mu zakupu po atrakcyjnych cenach używanych samochodów, które firma wymienia na nowe, mebli biurowych czy choćby komputerów.

Do klasyki należą kupony, które można wykorzystać na różne cele. W obrocie są kupony rekreacyjne, kulturalno-rozrywkowe, motoryzacyjne, żywieniowe, restauracyjne, premiowe itp. Przedsiębiorstwo, wybierając dostawcę określonych usług, daje możliwość wyboru przez pracownika formy bonusu w ramach określonej (na kuponie) kwoty. Ponieważ oferta firmy zajmującej się sprzedażą kuponów jest ogromna, pracownik ma szansę wybrać to, co mu najbardziej odpowiada.

Liczy się zaufanie

Przyjazna, miła, bezstresowa atmosfera jest stawiana przez pracowników na pierwszym miejscu nawet przed kwestiami finansowymi. Zdaniem pracowników najważniejszymi czynnikami zwiększającymi motywację, oprócz bodźców finansowych i materialnych, są:

● możliwość rozwoju i samorealizacji,

● możliwość awansu,

● samodzielność w realizacji zadań i podejmowaniu decyzji,

● partnerskie stosunki i życzliwość,

● sprawiedliwi i rozsądni przełożeni.

Barbara Kochańska-Mierzejewska twierdzi, że „(…) warto być życzliwym dla swoich pracowników i jak najczęściej chwalić ich, ponieważ każdemu z nich zależy na akceptacji szefa. Taka umiejętność budowania dobrej relacji opartej na życzliwości, a nie tylko na ostrym kontrolowaniu, zachęci pracownika do efektywniejszej pracy”.

Pochwała i awans

Pracowników można również docenić przez odpowiednią informację na forum w formie pochwały ustnej czy pisemnej załączonej do akt osobowych. Choć nic to nie kosztuje i przynosi wymierne efekty, menedżerowie rzadko doceniają moc sprawczą pochwały. Tymczasem nie ma pracownika, który nie chciałby być pochwalony i doceniony przez przełożonego. Chwaląc pracownika, należy jednak pamiętać, aby dokładnie określić, za co otrzymuje ustne bądź pisemne wyróżnienie.

Awans z całym bagażem dodatkowych przywilejów jest marzeniem wielu ambitnych ludzi. Niestety, często firmy wolą zatrudniać na wyższe stanowiska ludzi z zewnątrz, niż dawać szansę swoim. Tymczasem jasno określony plan kariery zawodowej każdego zatrudnionego daje niebywały napęd do pracy, motywuje do wysiłku ponad normę. Nagroda w postaci publicznej decyzji o awansie skłania zespół do starań o uznanie wysiłku kolejnych.

Dodatkowe szkolenia

Podnoszenie kwalifikacji czy zdobywanie nowych umiejętności nie musi kosztować. W wielu firmach doskonale sprawdzają się szkolenia wewnętrzne, polegające na tym, że pracownicy posiadający większą wiedzę i doświadczenie szkolą kolegów. Takie postępowanie jest powszechne w firmach konsultingowych i szkoleniowych. Menedżerowie zapominają też, że praca w zespole o wyższych kwalifikacjach również jest dobrym sposobem na dokształcenie. Tak więc zespoły projektowe powinni tak dobierać, aby wśród najbardziej kompetentnych osób, znaleźli się również mniej doświadczeni pracownicy. Innym sposobem jest powierzanie coraz trudniejszych zadań, czasem wręcz zmiana zakresu obowiązków.

Motywacja negatywna to wytwarzane w pracowniku poczucie zagrożenia i lęku, które bardzo silnie wpływa na jego działania i jest w stanie wyzwolić dużo energii w krótkim czasie. Jest to jednak działanie krótkofalowe, ponieważ może się przyczynić do obniżenia poczucia własnej wartości przez pracownika. Motywowanie poprzez oddziaływanie ujemne może zmuszać ludzi do pracy, ale nie wytworzy w nich do niej zamiłowania i entuzjazmu. Motywacja negatywna może po jakimś czasie prowadzić do przyjęcia postawy negatywnej w stosunku do pracodawcy, szefa, zespołu, co powoduje ogromny dyskomfort pracy.

[Ze strony: http://twojbiznes.infor.pl]